Три совета по управлению временем для тех, кто всё перепробовал

Три совета по управлению временем для тех, кто всё перепробовал

Оптимизация времени и расписания не должна быть сложной математической задачей.

Если поискать в Интернете «советы по тайм-менеджменту», вы найдете множество страниц с рекомендациями — начиная с личных блогов и заканчивая рецензируемыми статьями, — где вам обязательно расскажут об одном простом приеме, который позволит сэкономить время, избавиться от стресса и повысить продуктивность.

Многие из рекомендаций полезны, другие же звучат слишком хорошо, чтобы быть правдой. А на самом деле правильный подход определяется тем, о каких людях, задачах, командах и требованиях идет речь.

Научиться управлять собственным временем может быть сложно, и у каждого будет собственный путь. В этой статье мы обсудим несколько распространенных ошибочных подходов, а также эффективные стратегии, которые можно использовать вместо них.

1. Срочные задачи не всегда должны выполняться в первую очередь

Иногда можно услышать, что сначала нужно разобраться с менее затратными по времени, неотложными задачами, поскольку приятнее убрать их с пути и набрать обороты для того, чтобы сосредоточиться на важном. Однако оказываясь под влиянием того, что ученые называют «эффектом преобладания срочности» (срочным задачам отдается больший приоритет, чем важным), вы рискуете забыть о стратегическом планировании и применении творческого мышления.

Для более эффективного управления временем необходимо критически подходить к фильтрации и упорядочиванию задач, а также избегать расстановки приоритетов в зависимости от ощущения срочности задачи, — и в этом поможет постановка долгосрочных целей.


«Если не определить приоритеты главнейших задач или попытаться взять на себя слишком много, трудно будет не провалиться в черную дыру»,пишет Майкл Уоткинс, автор книги Первые 90 дней. Он предлагает держать в голове несколько четких долгосрочных целей: «Уделите время тому, чтобы разъяснить их и заручиться поддержкой. Запишите их и прикрепите на стену. Смотрите на эти цели каждый день и спрашивайте себя: «Как то, что я делаю, помогает двигаться в этом направлении?»»

Один из лучших советов по управлению временем, который позволяет уменьшить влияние приоритезации на основании срочности, заключается в округлении временных оценок вверх, когда идет речь о сроках завершения проекта. «Хорошей отправной точкой будет считать, что проект займет на 10–25% больше времени, чем вы ожидаете, — пишет профессор Техасского университета в Остине Арт Маркман. — Это позволяет… сделать запас для «слепых зон» мозга, отвечающих за планирование времени».

Тем не менее, важно помнить, что не существует единственного «правильного» способа планирования — вполне возможно, что в вашем случае эффективнее всего работать под давлением срочности задач. Если вы при этом сознательно расставляете приоритеты, общаетесь с командами и выполняете нужную работу, значит, ваш подход тоже правильный.

2. Сосредоточьтесь на управлении вниманием, а не расписанием

В рекомендациях по планированию времени обычно говорится, что подробная разработка расписания помогает держать всё под контролем и эффективно распределять время, особенно если на вас — несколько проектов с различными ожидаемыми конечными результатами. Но в некоторых случаях планирование всего дня может создавать ненужные ограничения.

Как пишет Крис Бейли, автор книги Гиперфокус. Как я научился делать больше, тратя меньше времени, управлять вниманием на самом деле намного важнее, чем управлять своим временем: «Можно появляться на собраниях в назначенное время, можно следовать составленному графику — большинство из нас хорошо умеют управлять своим временем. Но этого не скажешь об управлении собственным вниманием».

Даже наилучшим образом спланированный день может быть совершенно непродуктивным, если мы отвлекаемся, а вернуть внимание в нужное русло не так уж просто. Чтобы научиться лучше «управлять вниманием», бизнес-инструктор Моник Валькур предлагает ежедневно уделять время саморефлексии: это может помочь понять, что оказалось полезным, что — нет, и каким образом следует действовать завтра. «Если один подход не работает, не продолжайте бесплодные попытки, а попробуйте другой вариант», — пишет она.

Вы можете углубляться в планирование или действовать без жесткого графика, по наитию — главное, чтобы в вашем случае это работало. «Стратегии повышения продуктивности… теряют свой мотивационный потенциал, если они кажутся бессмысленными, — говорит Валькур. — Попробуйте переосмыслить то, что нужно сделать, исходя из собственных главных принципов — это поможет лучше сконцентрироваться и поддерживать фокус».


3. Думайте о том, что будет в результате, а не просто вычеркивайте задачи

Один из самых проверенных советов по управлению временем — начинать день со списка дел. И действительно: для многих работа с ним — успокаивающее и полезное занятие, однако другие из-за этого могут погрязнуть в рутине.

В безупречном мире списки дел помогают нам следить за тем, справляемся ли мы с задачами, и ничего не упускать, а также дают ощущение выполненного долга, когда мы вычеркиваем очередной пункт. Сосредоточив внимание на достижениях и отдав приоритет продуктивности, мы можем ограничить свободу творческого мышления. Списки дел часто дают хорошие результаты, поскольку представляют собой понятный путь к конкретному результату: делай A, затем B, затем C. Однако исследование Висконсинской школа бизнеса показывает, что когда мы даем определенную задачу с четким решением, это может ограничивать.

Попробуйте применить более свободный подход к управлению временем — сосредоточьтесь на результатах, а не на выполнении задач. «Такой подход ориентирует людей и команды на конкретный результат, а не на процесс его достижения, — говорит Дженнифер Робисон, старший редактор в журнале Gallup Business Journal. — Так сотрудники получают больше свободы в использовании собственных уникальных талантов для достижения целей по-своему».

Внедряя нацеленную на результаты корпоративную культуру, руководители могут повысить новаторский потенциал и заинтересованность всех сотрудников. Если для вас и вашей команды полностью сосредоточиться на результатах невозможно, попробуйте альтернативу индивидуальному управлению задачами. Например, на ежедневных планерках команда может рассказывать о приоритетах, а управление задачами может происходить асинхронно онлайн — или его можно централизовать в руках менеджера проекта.

Комбинируйте советы по управлению временем

В следующий раз, когда кто-то скажет, что нашел волшебное решение для повышения продуктивности, помните, что важно действовать удобным для себя способом. Наши личные системы продуктивности и привычки оставляют свободу для творчества и позволяют сосредоточить внимание на самом важном. Больше обращайте внимание на то, что, как и почему вы делаете (удобным вам способом), и вы окажетесь на пути к тому, чтобы ваша трудовая жизнь стала максимально продуктивной.

Переведено в Alconost


Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь. Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо зайти на сайт под своим именем.

комментариев